الإعداد التقني
صيغة XML وصيغة PDF/A-3 — أي واحدة تحتاج فعلاً ومتى؟
الخلط بين صيغة الفاتورة النظامية وصيغة العرض يربك كثيرين. ما المطلوب في كل مرحلة، ولماذا لا يكفي ملف PDF عادي.
هذا المقال مسودة عملية لم تُراجَع بعد من محاسب ناطق بالعربية. تحقق من المعلومات التنظيمية من المصدر الرسمي قبل الاعتماد عليها في قرار.
سؤال يتكرر: "هل فاتورتي بصيغة PDF مقبولة؟" والإجابة تعتمد على ما تعنيه بـ PDF، وعلى المرحلة التي تنطبق عليك.
الفرق الجوهري
هناك مستويان مختلفان:
- صيغة المحتوى النظامي: بيانات منظمة يقرأها النظام حقلاً حقلاً — وهذا دور XML
- صيغة العرض: ما يراه الإنسان ويطبعه أو يحفظه
المشكلة أن ملف PDF عادي يقدّم الثانية فقط. هو صورة منسّقة للبيانات، لا بيانات منظمة.
ما معنى PDF/A-3
نسخة من PDF مصممة للأرشفة طويلة الأمد، وتسمح بتضمين ملفات داخلها. أي أن ملف XML يمكن أن يعيش داخل ملف PDF/A-3.
هكذا يحصل الطرفان على ما يحتاجانه من مستند واحد: الإنسان يرى صفحة مقروءة، والنظام يقرأ الـ XML المضمَّن.
ما المطلوب منك عملياً
في المرحلة الأولى: المطلوب فاتورة إلكترونية بصيغة منظمة، مع الحقول الإلزامية ورمز QR على المبسطة، وحفظ إلكتروني. الجوهر أن الفاتورة تُنتَج بوسيلة إلكترونية ملتزمة بالمواصفة، لا أن تُكتب يدوياً أو تُصوَّر.
في المرحلة الثانية: يدخل الربط والختم التشفيري وآليات التصديق والإبلاغ، وهنا تصبح البنية المنظمة للفاتورة أساس التعامل مع المنصة.
لماذا لا يكفي PDF عادي
- لا يحمل بنية حقول يقرأها النظام
- يسهل تعديله دون أثر
- لا يضمن بنفسه وجود الحقول الإلزامية
- لا يوفّر أساساً للختم والتحقق الآلي
الخلاصة العملية للمنشأة الصغيرة
إن كنت في المرحلة الأولى، ما يهمك هو أن تُنتَج فاتورتك بأداة تفرض الحقول الإلزامية وتولّد رمز QR صحيحاً، ثم تحفظها بشكل منظم. صيغة العرض للطباعة والإرسال للعميل، والالتزام في المحتوى.
الأسئلة الشائعة
أرسل لعملائي صورة من الفاتورة عبر واتساب — هل هذا كافٍ؟
المشاركة مع العميل شيء والحفظ النظامي شيء آخر. الصورة قد تكفي للعميل، لكن ما تحتفظ به أنت يجب أن يكون الفاتورة الإلكترونية نفسها.
هل أحتاج توليد XML يدوياً في المرحلة الأولى؟
لا. المطلوب أن تُنتَج فاتورتك بوسيلة إلكترونية ملتزمة، لا أن تكتب الملف بنفسك.
المصادر الرسمية
هذا المحتوى للإرشاد الفني ولا يُغني عن الاستشارة المحاسبية أو القانونية.