كيف تُصدر أمر شراء لمورّدك في دقيقة
أغلب ما تجده في نتائج البحث ملفات Word وExcel تُحمَّل ثم تُملأ يدوياً. هذه الأداة تبني أمر الشراء أمامك وتحسب الإجماليات والتفقيط، وكل شيء يجري داخل متصفحك.
رقّم أمر الشراء
الرقم هو الحقل الوحيد المطلوب افتراضياً هنا، لأنه الحقل الوحيد الذي له أثر لاحق: هو المرجع الذي قد يذكره المورّد في فاتورته الضريبية، وبه تطابق أمر الشراء مع الفاتورة ومحضر الاستلام. والأداة تولّده تسلسلياً بنمط تختاره أنت.
أدخل بيانات شركتك وبيانات المورّد
اسم الشركة وعنوانها في الترويسة، ثم بيانات المورّد والجهة التي تُشحن إليها البضاعة والتاريخ المتوقع لاستلامها. وتُحفظ بيانات شركتك لتستخدمها في المستندات الأخرى دون إعادة كتابة.
أدرج الأصناف بوحدة القياس
الصنف ووصفه والكمية ووحدة القياس وسعر الوحدة. ووحدة القياس خانة يغفلها أغلب النماذج المتداولة، وهي ما يمنع الخلاف على «عشرة» هل هي عشرة أمتار أم عشرة كراتين.
حدّد أساس السعر ثم اطبع
اختر ما إذا كانت الأسعار شاملة الضريبة أو غير شاملة، وستُطبع عبارة صريحة بذلك أسفل الأصناف. ثم أضف شروط الدفع والشحن، ووقّع المستند، وأرسله إلى المورّد للتوقيع بالموافقة.
أمر شراء أم طلب شراء؟ الفرق الذي تخطئ فيه أكبر المراجع
أمر الشراء مستند خارجي يصدره المشتري ويرسله إلى المورّد لتنفيذ عملية الشراء. أما طلب الشراء فمستند داخلي يرفعه الموظف أو القسم للحصول على الموافقة قبل الشراء أصلاً، ولا يغادر مبنى الشركة، وكثيراً ما يخلو من الأسعار.
والخلط بينهما هو الخطأ الأشيع في الكتابة الإدارية العربية، ويقع فيه أوثق ما يظهر في نتائج البحث: مسرد «هارفارد بزنس ريفيو» العربية يعنون مدخله بـ«طلب شراء (Purchase Order)»، أي يسمّي المستند الخارجي باسم المستند الداخلي.
أما «أمر التوريد» فتذكر دفترة أنه اسم آخر للمستند نفسه، وتنشر قالبها فعلاً بهذا العنوان. غير أن مصادر أخرى تستعمله بمعنى مستند مخزني لتسليم البضاعة، فالمصادر متعارضة هنا ولا نقرر بينها.
أمر الشراء ليس فاتورة ضريبية — وهذا هو الدليل
في نظام الفوترة الإلكترونية السعودي لا يظهر أمر الشراء بوصفه مستنداً على الإطلاق. فقرار الضوابط والمتطلبات الفنية لتنفيذ لائحة الفوترة الإلكترونية يذكره في ملحق (2) وحده، ضمن مجموعة «مراجع الطلب»، في الحقل 6.1 «رقم أمر الشراء»: الشروط «لا يوجد»، والظهور على الفاتورة «غير مطلوب»، ومستوى الإلزام «اختياري».
أي أن أمر الشراء يدخل منظومة الفوترة الإلكترونية بوصفه رقماً مرجعياً اختيارياً على فاتورة شخص آخر — فاتورة المورّد — ولا يحمل هو نفسه أي حقل. ولهذا لا تطبع هذه الأداة رمز الاستجابة السريعة على أمر الشراء، ولا تعنونه «فاتورة»: رمز QR حقل من حقول الفاتورة الضريبية، وعنوان «فاتورة ضريبية» نفسه حقل نظامي إلزامي فيها.
- لا رمز QR على أمر الشراء
- لا يُعنون «فاتورة» ولا «فاتورة ضريبية»
- لا يُستخدم مستنداً للتحصيل
- المورّد هو من يصدر الفاتورة الضريبية لاحقاً بذات البنود
رقّم أمر الشراء: الحقل الوحيد الذي له أثر فعلي
لا يوجد في النظام السعودي ما يفرض على أمر شراء بين شركتين خاصتين أي حقل أو صيغة أو ترقيم. فنظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته التنفيذية يخاطبان الجهات الحكومية وحدها، ولائحة الفوترة الإلكترونية لا تصل إلى هذا المستند أصلاً.
لكن الترقيم استثناء عملي: بما أن «رقم أمر الشراء» حقل تعترف به هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على الفاتورة الضريبية، فإن أمر شراء بلا رقم لا يستطيع المورّد أن يشير إليه في فاتورته، ولا تستطيع أنت أن تطابق الأمر بالفاتورة وبمحضر الاستلام. ولهذا يجعل هذا المولّد الرقم مطلوباً افتراضياً ويولّده تسلسلياً.
الضريبة على أمر الشراء تقديرية لا محصّلة
أمر الشراء سابق للتوريد، فالمبلغ المذكور فيه هو ما يتوقع المشتري أن تُصدر به الفاتورة، لا ضريبة يحصّلها أحد. ومع ذلك فإن أساس السعر هنا أهم مما هو في عرض السعر، لأن الملتزم بقراءته هو المشتري.
ويقرر الدليل العام لضريبة القيمة المضافة أن السعر إذا ذُكر دون الإشارة إلى الضريبة فيُفترض أنه شامل لها. أي أن السكوت عن الضريبة في أمر الشراء يُقرأ ضدك. ولهذا تطبع الأداة عبارة صريحة أسفل الأصناف تبيّن ما إذا كانت الأسعار شاملة الضريبة أم لا.
ملاحظة عن المشتريات الحكومية: «التعميد» شيء آخر
هذه الأداة للقطاع الخاص، ولا صلة لها بمنصات المشتريات الحكومية ولا تغذّيها بشيء. لكن يحسن توضيح فرق يقع فيه كثيرون: ففي نظام المنافسات والمشتريات الحكومية تُسمّى الأداة المُلزِمة «التعميد»، وتضعها المادة (53) من اللائحة التنفيذية في مرتبة العقد بعبارة «أي عقد أو تعميد نشأ خلال مدة سريانها».
أما «أوامر الشراء» فلا ترد في النظام ولائحته إلا مرة واحدة، في المادة (51) من اللائحة، بوصفها ما يجوز للجهات الحكومية إصداره استناداً إلى اتفاقية إطارية. فالمعادلة الشائعة «تعميد = أمر شراء» مقلوبة: التعميد هو التصرف المُلزِم، وأمر الشراء هو المستند المنفّذ له — وذلك كله في نطاق الجهات الحكومية وحدها.
ولماذا يسمّيه زملاؤك في الخليج LPO؟
إن عملت في الإمارات أو عُمان أو قطر فستسمع «إل بي أو» أكثر مما تسمع «أمر شراء». والاختصار يعني Local Purchase Order، أي أمر شراء محلي، ويستعمل عملياً للدلالة على أمر الشراء نفسه الصادر لمورّد داخل الدولة.
ولا يوجد فرق مستندي جوهري بين الاثنين: الحقول واحدة — رقم متسلسل، وتاريخ، وبيانات المورّد، والبنود بالكميات وأسعار الوحدة، والإجمالي، وشروط التسليم والسداد. الاختلاف في الاسم الدارج لا في المستند.
يهمّ ذلك عملياً في موضعين: حين يطلب منك مورّد إماراتي «الـLPO» فهو يطلب هذا المستند بعينه، وحين تبحث عن نموذج بالإنجليزية فالمصطلح الذي يجد نتائج في الخليج هو LPO لا PO.
ما الذي تضيفه هذه الأداة على النماذج المتداولة
النموذج العربي الأكثر تداولاً لأمر الشراء ترجمة حرفية لقالب المكاتب الأمريكي القديم، بدليل بقاء خانة «الفاكس» فيه، وعبارة «الشحن عبر» المنقولة حرفياً عن Ship Via. ولم ننقل هاتين الخانتين.
كما لا نضيف «صالح حتى» ولا مدة صلاحية إلى أمر الشراء. فالصلاحية حقل عرض السعر: العرض هو الإيجاب الذي ينقضي، وأمر الشراء هو القبول. ولم يحمل أي مصدر لأمر شراء وصلنا إليه حقل صلاحية.
- تفقيط الإجمالي بالحروف تلقائياً
- وحدة القياس خانة مستقلة لكل صنف
- التاريخ الهجري إلى جانب الميلادي
- عبارة صريحة عن أساس السعر من الضريبة
- طباعة العناوين بالعربية والإنجليزية معاً عند الحاجة
- ترقيم تسلسلي بنمط تختاره
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء؟
أمر الشراء مستند خارجي يرسله المشتري إلى المورّد لتنفيذ الشراء. وطلب الشراء مستند داخلي يُطلب به اعتماد الشراء من الإدارة قبل إصدار الأمر، ولا يخرج من الشركة. وهذه الأداة تُصدر أمر شراء.
هل أمر الشراء فاتورة ضريبية؟
لا. لا يرد أمر الشراء في قرار الفوترة الإلكترونية إلا في ملحق (2) بوصف «رقم أمر الشراء» حقلاً اختيارياً على الفاتورة الضريبية التي يصدرها المورّد. فهو ليس مستنداً ضريبياً، ولا يحمل رمز QR، ولا يجوز أن يُعنون «فاتورة».
هل يوجد نموذج نظامي إلزامي لأمر الشراء في السعودية؟
لا يوجد. فنظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحته يخاطبان الجهات الحكومية، ولائحة الفوترة الإلكترونية لا تتناول أمر الشراء بوصفه مستنداً. فلا حقول مفروضة ولا صيغة ولا ترقيم إلزامي على أمر شراء بين شركتين خاصتين.
هل أمر الشراء ملزم قانوناً؟
تصف المصادر المحاسبية أمر الشراء بأنه يصبح ملزماً للطرفين بمجرد قبول المورّد له. غير أننا لم نجد نصاً نظامياً ولا حكماً قضائياً سعودياً يقرر ذلك صراحةً، ولذلك لا نقدّمه بوصفه حكماً نظامياً. وخانة توقيع المورّد في المستند توثّق القبول ولا تصف أثره.
هل «أمر التوريد» هو نفسه أمر الشراء؟
تذكر دفترة أنه اسم آخر للمستند نفسه وتنشر قالبها بهذا العنوان. وتستعمله مصادر أخرى بمعنى مستند مخزني لتسليم البضاعة أو نقلها بين الأقسام. فالمصادر متعارضة، والأدق أن تعتمد ما تعارف عليه تعاملك مع المورّد.
هل تُرفع بياناتي إلى خادم؟
لا. أمر الشراء وملف PDF والمسودة المحفوظة وحتى الشعار، كل ذلك يجري داخل متصفحك. لا تسجيل ولا بريد إلكتروني ولا حد لعدد المستندات.
هذا المحتوى للإرشاد الفني ولا يُغني عن الاستشارة المحاسبية أو القانونية.