كيف تكتب سند قبض صحيحاً
سند القبض يثبت أن مبلغاً استُلم: ممن، وكم، وبأي وسيلة، ومقابل ماذا. نقص أي من هذه الأربعة يجعل السند بلا قيمة عند الخلاف.
اختر نوع السند
سند قبض لمبلغ مستلم، أو سند صرف لمبلغ مدفوع. تنقلب مسميات الحقول والتواقيع تلقائياً، فلا يتحول السند إلى إثبات للعملية المعاكسة.
أدخل المبلغ وطريقة الدفع
يُكتب المبلغ بالحروف تلقائياً أسفل الرقم. وعند اختيار «شيك» تظهر حقول رقم الشيك والبنك وتاريخه — وسند بشيك بلا رقم شيك لا يثبت شيئاً، وهو أكثر نقص شائع في النماذج المتداولة.
اذكر سبب الدفع
حقل «وذلك عن» هو أهم حقل نصي في السند: إيجار شهر، دفعة أولى من عقد، تسوية فاتورة. وإن كان السداد جزئياً فأدخل إجمالي الفاتورة ليظهر المتبقي تلقائياً.
اطبع نسختين
تُطبع نسختان في الصفحة الواحدة يفصل بينهما خط قص: نسخة للدافع ونسخة للملف، وهي الطريقة التي تُستخدم بها دفاتر السندات فعلياً.
متى يكون سند القبض هو المستند الصحيح؟
سند القبض مستند محاسبي يثبت استلام مبلغ، وليس مستنداً ضريبياً. هو المستند الصحيح في حالات واضحة: إن كنت غير مسجل في ضريبة القيمة المضافة أصلاً، أو كان المبلغ مقابل توريد معفى مثل إيجار العقار السكني، أو كان تحصيلاً لفاتورة صدرت من قبل، أو كان حركة نقدية ليست توريداً كقرض أو تأمين مسترد أو عهدة.
إيصالات إيجار العقار السكني هي على الأرجح أكثر استخدام مشروع لسند القبض في السعودية، لأن تأجير العقار السكني معفى من ضريبة القيمة المضافة، فلا تنشأ فاتورة ضريبية أصلاً.
ومتى لا يكفي سند القبض؟
إذا كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة واستلمت مبلغاً مقابل توريد خاضع للضريبة، فالفاتورة الضريبية المبسطة واجبة، ولا يغني عنها سند القبض. وهذا يشمل الدفعات المقدمة قبل تنفيذ التوريد.
وقد أجابت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عن هذا السؤال بعينه في أسئلتها الشائعة عن الفوترة الإلكترونية: استلام دفعة مقدمة يوجب إصدار فاتورة إلكترونية، ولا يكفي سند القبض وحده. لهذا تعرض الأداة تنبيهاً مباشراً عند تحديد الدفعة كدفعة مقدمة، وتحيلك إلى مولد الفواتير بدلاً من إصدار مستند لا يبرئ ذمتك.
لماذا لا يحمل هذا السند رمز QR ولا رقماً ضريبياً؟
رمز QR الضريبي عنصر خاص بالفاتورة الضريبية، ويحمل اسم البائع ورقمه الضريبي والإجمالي وقيمة الضريبة. ووضعه على سند قبض يجعل مستنداً غير ضريبي يبدو ضريبياً. وللهيئة خدمة عامة للتحقق من صحة الفاتورة عبر مسح الرمز، أي أن الرمز الصوري على سند قبض قابل للكشف بهاتف أي عميل أو مفتش.
كذلك لا تطبع الأداة رقماً ضريبياً على السند. الرقم الضريبي مطبوعاً بجوار مبلغ هو ما يجعل المستند يُقرأ كفاتورة ضريبية، وإصدار ما يشبه الفاتورة الضريبية من غير مسجل تصل غرامته إلى ١٠٠٬٠٠٠ ريال. ولهذا السبب نفسه يُسمّى الحقل «رقم السند» لا «رقم الفاتورة».
تفقيط المبلغ بالحروف
التفقيط ليس زينة: هو النسخة التي يُعتد بها إن اختلف الرقم عن الحروف. وأغلب المولدات المجانية إما تتركه فارغاً أو تكتبه بالإنجليزية داخل مستند عربي.
يتبع التفقيط هنا قواعد اللغة: الأعداد من ٣ إلى ١٠ تخالف المعدود في التذكير والتأنيث، فيقال «ثلاثة ريالات» و«ثلاث هللات»؛ وتمييز الأعداد من ١١ إلى ٩٩ مفرد منصوب، فيقال «خمسون ريالاً»؛ والمئة والألف يليهما مفرد، فيقال «ألف ريال» لا «ألف ريالات».
- الريال السعودي ينقسم إلى ١٠٠ هللة
- الدرهم الإماراتي إلى ١٠٠ فلس
- الريال القطري إلى ١٠٠ درهم — لا هللة
- الريال العماني إلى ١٠٠٠ بيسة
- الدينار الكويتي والبحريني إلى ١٠٠٠ فلس
- الجنيه المصري إلى ١٠٠ قرش
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
سند القبض يثبت مبلغاً استلمته المنشأة، وسند الصرف يثبت مبلغاً صرفته. الأداة تصدر النوعين، وتقلب مسميات الحقول والتواقيع تلقائياً حسب اختيارك.
هل سند القبض مستند ضريبي؟
لا. نطاق الفوترة الإلكترونية محصور في الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة، وسند القبض ليس منها. لكنه قد لا يغني عن فاتورة ضريبية واجبة، فاستلام المقابل بحد ذاته قد يوجب إصدار الفاتورة.
هل يحتاج سند القبض إلى ختم؟
الأداة تترك دائرة فارغة للختم يُوقّع عليها باليد بعد الطباعة. ولا تطبع ختماً جاهزاً، لأن ختماً مطبوعاً مسبقاً يسهّل التزوير أكثر مما يفيد.
هل يمكن إصدار سند قبض لسداد جزئي؟
نعم. أدخل إجمالي الفاتورة في الحقل المخصص، فيُطبع تلقائياً جدول بإجمالي الفاتورة والمدفوع والمتبقي. وإن تركت الحقل فارغاً لم يُطبع الجدول أصلاً.
هل تُحفظ بياناتي في مكان ما؟
تُحفظ المسودة في متصفحك أنت فقط، ولا تُرسل إلى أي خادم. ويمكنك مسحها في أي وقت من زر «مسح البيانات المحفوظة».
هذا المحتوى للإرشاد الفني ولا يُغني عن الاستشارة المحاسبية أو القانونية.