النماذج والقوالب
تصحيح فاتورة صادرة — الإشعار الدائن والمدين بدل الحذف
حذف فاتورة صادرة مخالفة تبدأ بتنبيه ثم ٥٬٠٠٠ ريال. الطريقة النظامية إشعار دائن أو مدين — متى تستخدم كل واحد، وما يجب أن يحتويه، وأمثلة عملية.
هذا المقال مسودة عملية لم تُراجَع بعد من محاسب ناطق بالعربية. تحقق من المعلومات التنظيمية من المصدر الرسمي قبل الاعتماد عليها في قرار.
الخطأ في الفاتورة أمر يحدث. الخطأ الحقيقي هو ما تفعله بعده. وأكثر تصرف يبدو منطقياً — حذف الفاتورة وإصدار واحدة صحيحة — هو تحديداً ما يحوّل خطأً بسيطاً إلى مخالفة.
الإشعار ليس إجراءً استثنائياً. هو الأداة العادية لتصحيح ما صدر، والبديل الوحيد النظامي عن الحذف أو التعديل.
لماذا الحذف ممنوع
الفاتورة الصادرة ليست مسودة. هي مستند نظامي دخل سجلك المحاسبي، وقد يكون وصل إلى العميل ودخل سجله هو أيضاً.
حذفها يكسر تسلسل الترقيم، ويُنشئ فجوة في السجل، ويجعل نسختك مختلفة عن نسخة العميل.
وهي مخالفة منصوص عليها في جدول التصنيف المنشور: تبدأ بتنبيه ومهلة ٣٠ يوماً، ثم ٥٬٠٠٠ ريال عند التكرار، وتتدرج حتى ٤٠٬٠٠٠. أي أنها تبدأ بغرامة أعلى من مخالفات الشكل — التي تبدأ بـ ١٬٠٠٠ — لأن الفعل يمسّ سلامة السجل نفسه. تفاصيل السلّم كاملة في جدول الغرامات.
القاعدة في سطر
- إشعار دائن: المبلغ المستحق على العميل ينقص
- إشعار مدين: المبلغ المستحق على العميل يزيد
في الحالتين تبقى الفاتورة الأصلية في السجل كما هي، ويُقرأ الوضع النهائي بجمعها مع الإشعار.
متى تصدر إشعاراً دائناً
- إلغاء كامل لصفقة صدرت فاتورتها
- مرتجع بضاعة كلياً أو جزئياً
- خصم مُنح بعد إصدار الفاتورة
- فاتورة صدرت بمبلغ أعلى من الصحيح
- خطأ في نسبة الضريبة أدى إلى تحصيل أكثر مما يجب
متى تصدر إشعاراً مديناً
- فاتورة صدرت بمبلغ أقل من الصحيح
- رسوم أو خدمات إضافية متعلقة بنفس التوريد
- خطأ في الحساب لصالح العميل
ما يجب أن يحتويه الإشعار
- إشارة صريحة إلى رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها
- سبب الإصدار
- بيانات الطرفين كاملة كما في الفاتورة الأصلية
- المبلغ المعدَّل وقيمة الضريبة المتعلقة به
- رقم متسلسل خاص بالإشعارات
- تاريخ ووقت الإصدار
الربط بالأصل: النقطة الحاسمة
إشعار بلا إشارة إلى فاتورته الأصلية مستند معلّق: لا يُعرف ما يصحح. الربط هو ما يجعل قراءة السجل ممكنة — الفاتورة زائد الإشعار تساوي الوضع النهائي.
وهذا يفترض أن ترقيمك متصل بلا فجوات أصلاً؛ تسلسل الترقيم هو ما يجعل الربط قابلاً للتتبع.
أمثلة عملية
فاتورة بـ ١٠٬٠٠٠ ريال، والعميل أرجع نصف الكمية. إشعار دائن بـ ٥٬٠٠٠ ريال وضريبتها، يشير إلى الفاتورة الأصلية.
فاتورة بـ ٣٬٠٠٠ ريال والصحيح ٣٬٥٠٠. إشعار مدين بـ ٥٠٠ ريال وضريبتها.
فاتورة صدرت باسم عميل خطأ. إشعار دائن كامل يلغي الأثر، ثم فاتورة جديدة بالبيانات الصحيحة.
الحالات التي يخطئ فيها الناس
خطأ في اسم العميل فقط: يبقى إشعاراً، ولا يُصلَح بتحرير الفاتورة الأصلية.
فاتورة صدرت مرتين بالخطأ: تُلغى إحداهما بإشعار دائن كامل، لا تُحذف.
فاتورة لم تُرسل للعميل بعد: كونها لم تُرسَل لا يغيّر أنها صدرت ودخلت التسلسل.
الأسئلة الشائعة
الفاتورة صدرت قبل دقائق ولم يرها أحد — هل أحذفها؟
بمجرد إصدارها وأخذها رقماً في التسلسل صارت جزءاً من السجل. أصدر إشعاراً دائناً؛ الأمر لا يستغرق وقتاً أطول من الحذف، ويُبقيك نظامياً.
هل للإشعار تسلسل مستقل؟
يُفضَّل تسلسل خاص بالإشعارات منفصل عن تسلسل الفواتير، مع بقاء كل منهما متصلاً بلا فجوات.
هل يحتاج الإشعار الدائن رمز QR؟
الإشعار مستند ضريبي يتبع متطلبات النوع الذي يتبعه — فإشعار مرتبط بفاتورة مبسطة يتبع متطلباتها بما فيها الرمز.
أخطأت في الإشعار نفسه؟
يُصحَّح بإشعار معاكس يشير إليه، بنفس المنطق. لا يُحذف ولا يُعدَّل.
المصادر الرسمية
هذا المحتوى للإرشاد الفني ولا يُغني عن الاستشارة المحاسبية أو القانونية.